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關鍵十八分鐘



如果不能管理時間,就什麼也無法管理。
但當身邊有那麼多事情在拉扯,我們如何緊跟著計畫走?


當有那麼多事物在爭取注意力,我們如何只專注在重點?


 


CEO的策略顧問、《哈佛商業評論》知名專欄作者Peter Bregman發現,成功者都有一個管理工作生活的好習慣,而這個習慣可以只占每天的18分鐘,就能輕鬆管理一整天:
  上班前,花5分鐘,設定當日計畫:思考有哪些事能使這一天變得更有成就感;又有哪些事是實際上能夠完成,能讓你離目標更近一步,那就在今天做好。
  每小時,花1分鐘,重新聚焦重點:設定手錶、手機或電腦,在工作時間每小時響一次;深呼吸,問自己過去一個小時做得如何;調整注意力,過好下一個小時。
  下班前,花5分鐘,誠實檢討自省:這一天做了哪些事?學到了什麼?遇到什麼挑戰?該和誰保持聯繫?向誰請益?



關鍵就在這幾分鐘
  朵夫是個好脾氣的主管,但那天他氣得摔電話,他更氣自己竟然花了那麼多時間在不對的事情上。剛剛那一刻到哪裡去了?
彼得從不曾在一天結束時,覺得自己完成當天的計畫,工作清單愈來愈長,壓力愈來愈大。這一天到哪裡去了?
索爾是個吉他好手,他一直想從事吉他教學,但遲遲沒有採取行動。這些年又到哪裡去了?

  我們要不是持續走在一條不怎麼正確的道路上無法開脫,就是明知選擇一條正確的路,卻一直從軌道上滑落。
  你可能不知道:人們在工作時,平均每小時會被打擾4次,而且有40%不會回到被打擾前的工作;有將近95%的經理人認為,最浪費他們時間的3件事是不必要的會議、不重要的郵件、冗長的簡報內容;而電子郵件與電話造成的分心,會讓人的智商降低10分,比抽大麻的影響高出1倍;一心多用,則會讓生產力下降40%
  「18分鐘計畫」將幫助我們管理每一年、每一天、每一刻,並專注在我們認為重要的事情上。這本書夠單純、夠清楚、夠全面,讓我們不僅學會專心的祕訣,也懂得如何對抗誘惑,除了管理自己,也熟知如何設定界線,以防別人浪費我們的時間,同時再也不會企圖搞定所有的事,而是將目標鎖定完成真正重要的事。
  心靈富裕,工作自然有效率。每天給自己18分鐘,工作生活的鮮度與深度,就會改變!


 









精彩書摘



成功者的走跑拚戰法
  近來有一種長跑法愈來愈受歡迎,叫做「跑走法」。每跑幾分鐘,就走一分鐘,用這種方法的長跑成績,竟然比過去全程跑步還要好,而且過程有趣多了。
人生也是一樣,中間如能穿插一些停頓,讓人可以規律的重整思緒、重新聚焦,工作將更有成效,生活也會更有樂趣。
  規律的暫停是有益的干擾,定時給自己一個自我評估的片刻,問自己一些重要問題,傾聽內在的聲音,同時保持開放做出改變。



管理這一刻
  幾年前我有個客戶名叫杭特,他對我非常不友善,幸好我沒直接吼回去。我暫停並重整思緒,打了通電話給叔叔,他是個成功的生意人。我跟叔叔說,「我沒辦法跟這個人合作,」叔叔問我為什麼,「我真的很不喜歡這個傢伙。」叔叔聽完後大笑,「你不必喜歡他,你只要和他做生意就好了。」
  叔叔說的沒錯,他指出一個讓許多人喪失重要機會的習慣,那就是我們對一個事件的直接反應,常造成沒有效益(甚至負面效益)的結果。
  如果我的反應是「我不喜歡杭特,所以不想和他工作。」結果可能就是「失去這個客戶」。我們應該採用另一種思考方式,依據我們想要的未來,去決定反應之道。
  當令人心煩的事件發生時,暫停一下,問自己一個問題:我想要什麼結果,然後不要針對事件做反應,而要針對結果。換句話說,不要對過去做反應,把反應的對象換成未來。
  我想讓生意壯大,那就別衝動的吼回去,而是想辦法改善關係。
  當有同事來向你抱怨某個主管,你該如何回應?如果你想要的結果是讓她感受到支持,那就充滿同理心的傾聽;如果你想幫助她,就提供解決之道;如果你只想回去工作,那就想辦法優雅的退場。
  如果不管遇到什麼事,你都在第一時間跳起來處理,最後先失控的可能你自己。
  知道自己要的結果是什麼,就能專注在重點,並避免那些讓你暈頭轉向的行動炫風。



專注在少數幾件事
  想從吃到飽餐廳安然撤退,祕訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子,祕訣也是一樣,那就是少做幾樣事。對於要做些什麼,你必須有所策略;對於不該做些什麼,也得痛下決心抉擇。
  大多數的時間管理方法都有個問題,總是努力教你怎麼以最少的時間完成所有事。但這是個錯誤,就好比在吃到飽餐廳裡每一樣多吃一點,是個錯誤的做法一樣。因為我們不可能把所有事情都完成,而不感到抓狂、筋疲力盡。
  我們常在忙亂的一天之後,以為完成許多事,但仔細反省才發覺,已完成的那些事根本無法帶領我們前往想去的地方,不是因為我們不努力,而是缺乏方向和焦點。
  一個好的時間管理方法,可迫使你全心投入在你看重的事情上,而這些事可以使你變得與眾不同,變得更成功快樂。



管理這一年
  我決定在接下來這一年將重點放在五件事情上,三項與工作有關(服務現有的客戶、開發未來的客戶、寫作與演講)、兩項與個人有關(與家人朋友相處、做些自己覺得有趣的事)。一旦決定了重點,我做的每件事,大致上都必須屬於這五個領域(95%的時間都用在上面),如果不是,只好禮物性的拒絕。
  就像在吃到飽餐廳用餐時,拿一個可裝五種菜色的盤子,既然只能選五種,就要確定拿到的是既營養又好吃的食物。適合你的可能是三件事或七件事,對你有效就行了。
  人們之所以感到遺憾,並不是因為花那麼多時間在工作上,而是竟然那麼努力去做一些自己並不看重的事。
  你看重的是什麼?這才是你必須去探索的關鍵問題。
  首先,問問自己什麼對你有意義?有哪些事讓你感到驕傲?你對其他人的影響,哪些對你來說是重要的?
  其次,問問自己什麼對你可有可無?有哪些你並不看重,卻要花時間應付?
  最後,問問自己什麼與你的意願相違背?違反你的價值?讓你感覺不好?
  然後,改變你對時間的用法,轉向你看重的事。做你看重的,你會付出更多、更有生產力,也更有效率。



管理這一天
  我總是抱著最大的企圖心展開一天。一早走進辦公室時,我心裡隱約知道自己想要做些什麼,然後坐下來,打開電腦,檢查電子郵件。兩個小時之後,我解決了一些人的問題,及時滅了幾場火,並把透過電腦和電話丟給我的問題處理掉了,但這時我已幾乎記不得,打開電腦時原本想要做什麼。我被突擊了,早該放聰明點的。
  日常生活的管理,必須成為一種習慣。這個習慣必須夠單純,才能日日實行;必須夠清楚,才能讓我們專注在優先事項;必須夠有效率,才不致造成阻礙;還必須夠全面,包括什麼要做、什麼不要做等等。這種習慣只占據每天的十八分鐘:
上班前花五分鐘,規劃當日工作重點。
每小時花一分鐘,重新聚焦。
下班前花五分鐘,誠實檢討並反省自己。

  習慣的力量,就藏在它的可預期性。如果你一再以相同的方式完成相同的事,就能得到預期的結果。而以十八分鐘每日管理計畫來看,可預期的結果就是完成正確的事。



人人都能學會倒立
  大部分工作取決於重複,因為反覆進行,我們才會對一件事在行。問題在於我們總是太早放棄。
  多年前,我剛成立自己的顧問公司,莉莉那時還不是我們的客戶。我多次邀她見面,她卻一再取消我們的約會。她顯然不想和我見面,我幾乎放棄了。
  但這時我了解到一件事,如果我能把情緒放一邊,不把遭拒當作是件令人沮喪的事,那麼打電話給她重約時間,只不過是兩分鐘的事,但卻可能帶來極大好處。
  被拒絕多次後,我意外發現,我竟然開始享受這種試圖擠進窄門的過程。我的目標是不斷嘗試下去,直到我能對正確的人說出正確的話,我就擠進門了。
  這件事讓我相信,任何人可以達成任何事,只要具備三個條件:

你想到達成
你相信自己可以達成
你享受嘗試達成的過程

  在歷經多次取消約會之後,莉莉終於同意和我見面。那年,我們簽下一只大合約,十二年過去了,她仍是我們的客戶,而且仍會取消很多合約。
大部分的成功人士都擁有成長心態,他們利用失敗來自我改善,唯有學習讓他們感到自己聰明,而擁有固定心態的人,唯有當他們做對時,才會覺得自己聰明,所以,他們用盡辦法避免失敗,也因此不會有學習成長。








 




 

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